Qu’est-ce que la partie X du CYFSA ?
La Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF) est une loi de l’Ontario qui régit certains programmes et services destinés aux enfants, aux jeunes et aux familles. La Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille est divisée en plusieurs parties et la partie X établit les règles que les fournisseurs de services doivent suivre pour protéger votre vie privée et contrôle qui peut accéder à vos renseignements personnels. Cette loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2020.
Pourquoi la partie X est-elle importante ?
Avant la promulgation de la partie X, la loi concernant vos renseignements personnels et vos droits à la vie privée lorsque vous receviez des services de la part d’organisations dans le cadre de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille n’était pas claire.
La partie X établit de nouvelles règles que les fournisseurs de services doivent respecter pour protéger votre vie privée.
À quels renseignements la partie X s’applique-t-elle ?
La partie X s’applique aux « renseignements personnels » recueillis pour fournir un service à un enfant ou à un jeune.
Les renseignements personnels sont des « renseignements enregistrés concernant un individu ». Elle ne s’applique pas aux documents qui ne contiennent aucun renseignement personnel.
Les renseignements concernent un « particulier» si
- il s’agit de l’individu à titre personnel, et
- la personne peut être identifiée à partir des renseignements (soit seuls, soit en les combinant avec d’autres renseignements)
Cela comprend les renseignements que vous pouvez donner verbalement à un prestataire de services. La date de création du dossier n’a pas non plus d’importance ; même si vos renseignements ont été enregistrés il y a de nombreuses années, vous avez le droit d’accéder à votre dossier et le fournisseur doit le protéger contre les atteintes à la vie privée.
Qu’entend-on par « recueilli pour » ou « relatif à » la prestation d’un service ?
Pour que la partie X s’applique, les renseignements personnels doivent être « recueillis » pour ou en relation avec la fourniture d’un service » qui est fourni ou financé dans le cadre de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille et comprend les services liés à :
- protection de l’enfance / Sociétés d’aide à l’enfance
- soins résidentiels
- soutien communautaire et prévention
- les handicaps physiques ou mentaux
- santé mentale
- adoption
- les services ou programmes prévus par la Loi sur le système de justice pénale pour adolescents ou la Loi sur les infractions provinciales
Quels sont mes droits en vertu de la partie X ?
- Le droit de demander l’accès et la correction de vos dossiers de renseignements personnels,
- Plus de contrôle sur la manière dont vos renseignements personnels sont partagés entre les fournisseurs de services, avec la possibilité de donner votre consentement en fonction de votre capacité et non de votre âge,
- le droit à une procédure de réclamation et à un mécanisme d’examen indépendant en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et le partage des renseignements à caractère personnel, et
- Plus de transparence dans le traitement de vos données personnelles par les fournisseurs de services.
Quelles sont les exigences en matière de consentement ?
Si vos renseignements personnels sont recueillis pour fournir un service, ils ne peuvent être utilisés qu’à cette fin ou à l’une des fins supplémentaires énoncées dans la partie X ou avec votre consentement. Toute autre utilisation des renseignements n’est pas autorisée.
Lorsque vos renseignements personnels sont partagés (« divulgués »), votre consentement est nécessaire, à moins que la partie X n’autorise la divulgation sans votre consentement. Votre consentement peut être écrit ou verbal, mais le consentement verbal n’est valable que s’il est consigné par écrit.
Quand des renseignements peuvent-ils être partagés sans mon consentement ?
Dans certaines situations, vos renseignements peuvent être partagés sans votre consentement. Par exemple, en cas de suspicion raisonnable que vous ou un autre enfant avez besoin de protection, en cas de risque de préjudice grave pour une personne ou un groupe, ou dans le cadre d’une enquête de police.
Puis-je avoir accès à mes dossiers ?
Oui, vous avez le droit d’accéder à vos renseignements à tout âge. Il existe toutefois quelques exceptions.
Vous avez le droit d’accéder à tous les renseignements dont le prestataire de services a la garde ou le contrôle, quelle que soit l’origine de ces renseignements. Ce droit s’étend aux documents qui n’ont pas été créés par le prestataire de services, mais qui lui ont été fournis.
Les prestataires de services doivent répondre à votre demande d’accès dans un délai de 30 jours civils et ne sont pas autorisés à facturer des frais.
Quelles sont les exceptions à mon droit d’accès ?
Parmi les exceptions, citons un privilège juridique limitant votre accès, une autre loi ou une décision de justice interdisant de partager ces renseignements avec vous, ou le fait que les renseignements ont été recueillis ou créés principalement en prévision d’une procédure judiciaire qui n’est pas terminée ou pour être utilisés dans le cadre d’une telle procédure.
Vous n’avez pas non plus de droit d’accès si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que le fait de vous donner accès à l’information ait pour effet de vous faire perdre votre droit d’accès :
- entraîner un risque de préjudice grave pour toute personne,
- conduire à l’identification d’une personne qui était tenue par la loi de fournir au prestataire de services des informations contenues dans le dossier, ou
- conduire à l’identification d’une personne qui a fourni le renseignement de manière explicite ou implicite à titre confidentiel – si le prestataire de services estime qu’il convient de préserver la confidentialité de son identité.
Si le dossier contient des renseignements qui peuvent être partagés, il doit le faire soit en partie, soit en masquant certaines parties.
Que se passe-t-il si mes dossiers contiennent des erreurs ?
Vous avez le droit de demander des corrections. Les prestataires de services doivent répondre à votre demande de modification dans un délai de 30 jours civils et ne sont pas autorisés à facturer des frais.
Que puis-je faire si mon dossier a été communiqué sans mon consentement ?
Vous pouvez déposer une plainte, par écrit, auprès du bureau indépendant du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIP). Le CIP assure la surveillance des lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Toute personne peut déposer une plainte auprès de la CIP concernant une autre personne qui a enfreint ou est sur le point d’enfreindre la partie X. Il peut s’agir de plaintes qui concernent ce qui suit :
- le refus d’une demande d’accès ou de correction, ou l’absence de réponse,
- les atteintes à la vie privée, ou
- le non-respect d’une exigence de la partie X.
En réponse à des plaintes ou de sa propre initiative, la CIP peut décider de procéder à un examen de toute affaire impliquant une éventuelle violation des droits en vertu de la partie X. Dans la mesure du possible, la CIP encourage une résolution informelle et rapide des plaintes, souvent par l’entremise de la médiation.
Y a-t-il une date limite pour déposer une plainte ?
Oui, les plaintes concernant les décisions en matière d’accès et de correction doivent être déposées dans les six mois suivant le refus de la demande par le prestataire de services (ou l’absence de réponse).
Toutes les autres plaintes doivent être déposées dans un délai d’un an à compter du moment où l’objet de la plainte a été ou aurait dû être porté à la connaissance du plaignant.
